Inleiding
In september 2017 heeft de raad besloten om de voorbereidingen voor het aangaan van een ambtelijke fusie met de gemeente Wijk bij Duurstede te beëindigen. De noodzaak om te investeren en de organisatie structureel te versterken is daarmee nog wel onverminderd aan de orde. Het college heeft daarom, direct na het raadsbesluit in september 2017, de gemeentesecretaris twee opdrachten gegeven:
- uitwerken hoe de (formatieve) versterking van de organisatie op eigen kracht én structureel tot stand
  kan worden gebracht, zodat kwetsbaarheid kan worden verminderd en het strategisch vermogen
 wordt versterkt;
- uitwerken met welke focus én op welke wijze met hernieuwde inzet in de komende jaren (2018-
  2022) gewerkt wordt aan de (door)ontwikkeling van de organisatie.
Op beide collegeopdrachten wordt in deze paragraaf Bedrijfsvoering op hoofdlijnen  ingegaan. Onderdeel van de focus op organisatieontwikkeling is ook de invulling van de informatiefunctie.

Focus op organisatieontwikkeling

• Ambities en andere manier van werken
  De afgelopen jaren is de druk op de organisatie toegenomen. De taakstelling (€ 1,3 miljoen) op de organisatie, bedrijfsvoering en huisvesting is in 2017 afgerond. Daarnaast zijn er nieuwe wettelijke verplichtingen én door de raad vastgestelde visiedocumenten die om uitwerking vragen. Tot slot vraagt ook de nieuwe bestuursstijl andere vaardigheden van de organisatie. Om de ambities, een andere manier van werken, de noodzaak om het huidige personeel duurzaam en flexibel inzetbaar te houden én ook het belang om ontwikkeling en instroom van nieuwe kwaliteit te bevorderen heeft de raad bij de perspectiefnota 2016 impulsmiddelen (€ 750.000) beschikbaar gesteld. Deze middelen zijn in 2016-2017 ingezet om flinke stappen te zetten in bovenstaande bewegingen.
  Nieuwe (jonge) medewerkers met tijdelijke contracten zijn ingezet op beleidsterreinen waar dit direct nodig was. Deze contracten lopen in 2017 of 2018 af. Ook is geïnvesteerd in het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Om deze ontwikkelingen te continueren heeft de raad bij de perspectiefnota 2018 besloten tot een verlenging van de impulsmiddelen voor de tijdelijke versterking van de formatie. Hiervoor is een budget geraamd van € 600.000 per jaar voor 2018 en 2019.

• De ontwikkelambitie van de organisatie
  In het vierde kwartaal van 2017 is een begin gemaakt met het opstellen van het programma Organisatieontwikkeling Houten 2018-2022.
  De ambtelijke organisatie is trots op wie ze zijn en wat ze doen. In alle werkzaamheden staan de inwoners en bedrijven van Houten centraal. Zo wordt dagelijks gewerkt aan de ambitie om de kwaliteiten van de Houtense samenleving te behouden en waar mogelijk te versterken. De medewerkers van de gemeente Houten geven graag op een eigentijdse manier invulling aan het werk. Hierbij is het belangrijk om:
  - te verbinden met anderen om tot resultaten te komen;
  - op een persoonlijke manier te werken;
  - het werk op een professionele manier uit te voeren;
  - en vernieuwend te durven zijn.
  Het programma Organisatieontwikkeling Houten 2018-2022 wordt in 2018 verder uitgewerkt en ingevoerd.

• Structureel en duurzaam versterken van de organisatie
  Om uitvoering te kunnen blijven geven aan de huidige basistaken en de nieuwe/veranderende wettelijke taken, de kwetsbaarheid daarbij te verminderen en de (strategische) kwaliteit te versterken, is het nodig om de organisatie structureel (formatief) te versterken. Eind 2017 / begin 2018 is er een analyse gemaakt, met als doel te bepalen op welke onderdelen die formatieve versterking nodig is. Kijken welk gedeelte (formatief of financieel) van de benodigde versterking in eigen huis kan worden gerealiseerd, maakte nadrukkelijk onderdeel uit van deze analyse. In het overdrachtsdocument 2018 is in een aparte bijlage het eerste resultaat hiervan beschreven. Hierdoor kan dit onderdeel zijn van het op te stellen collegeprogramma 2018-2022.

Informatiefunctie
In 2017 is er conform het informatiebeleid ingezet op vijf thema’s:

1. De basis op orde brengen voor wat betreft (digitale ) informatie: onderstaande maatregelen brengen de basis op orde. Tevens is in 2017 de formatie op het gebied van Informatievoorziening bij de afdeling staf uitgebreid;
2. Beter met informatie leren omgaan (bewustwording, cultuur en gedrag): in 2017 zijn er workshops gegeven en zijn er opleidingen gevolgd om bewustwording te bevorderen. Ook is er een sociaal intranet aangeschaft;
3. Digitaliseren, archiveren en voorkomen van digitale dementie: eind 2017 hebben de afdelingen Dienstverlening en Staf een aantal fundamentele keuzes gemaakt, zodoende er in 2018 een vliegende start kan worden gemaakt met het voorkomen van digitale dementie;
4. Het borgen van privacy en veiligheid: in 2017 is er een privacy functionaris aangenomen die de AVG in 2018 gaat begeleiden;
5. Leidinggeven en organiseren van de informatiefuncties: We zijn in 2017 gestart met de verbinding en verbetering maken tussen ICT en afdelingen van Houten. De functionele beheerders van Houten hebben een professionaliseringscursus gevolgd en hebben een gremium gevormd.

Bovenstaande zal in 2018 leiden tot een uitvoeringsagenda zodat Houten klaar is voor de digitale transformatie.

Privacy en informatieveiligheid
Met betrekking tot informatiebeveiliging en de invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) zijn in 2017 11 thema’s op beleidsniveau uitgewerkt en daarmee is aan 79 nieuwe maatregelen van de BIG gestalte gegeven. Dit proces zal uiteraard in de komende jaren worden voortgezet. Daarnaast zijn in 2017 voor wat betreft de implementatie van de vastgestelde beleidsdocumenten 32 maatregelen opgepakt en in gang gezet. In 2018 zal aan de Raad een separate rapportage worden aangeboden waarin de resultaten van de zelfevaluatie op basis van ENSIA (dit is de verantwoordingstool voor de BIG) worden weergegeven.

Met betrekking tot privacy is in 2017 een flinke stap gemaakt door het (laten) uitvoeren van een nulmeting. Daarmee is inzicht gekregen in de status van compliancy van de gemeente Houten ten opzichte van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming die op 25 mei 2018 van kracht wordt. De nulmeting heeft zowel een overzicht van nog te implementeren maatregelen opgeleverd als de prioritering daarvan in de tijd tot 25 mei 2018.

Personeelslasten algemene dienst (inclusief inhuur derden)
Binnen de reguliere bedrijfsvoering zijn capaciteitsproblemen zo veel mogelijk opgelost door middel van interne mobiliteit en regionale samenwerking. Daar waar het niet anders kon is incidenteel besloten tot inhuur over te gaan. Dit was in veel gevallen voordeliger dan een tijdelijk dienstverband aanbieden, omdat daar ook aanspraken op een uitkering uit voort konden komen.

Onderscheiden worden drie categorieën voor de inhuur van externe krachten.
a. Vinex en andere ruimtelijke projecten. De financiering vindt plaats uit de grondexploitatie en
    speciaal ter beschikking gestelde kredieten;
b. Incidentele taken/projecten, die eenmalige specifieke deskundigheid vragen, met name
    gerelateerd aan de decentralisaties van zorgtaken. Financiering vindt plaats uit speciaal daarvoor
    ter beschikking gestelde budgetten;
c. Frictie in de reguliere bezetting. Financiering vindt plaats uit salarisbudgetten (vacaturegelden)
    of daarvoor aanvullend beschikbaar gestelde budgetten.
De verantwoording per categorie is opgenomen in tabel bij de meerjarige inhuurkosten.

Kosten inhuur derden meerjarig
In onderstaand overzicht zijn de kosten voor inhuur van derden voor de jaren 2014 tot en met 2017 opgenomen. De inhuur voor de grondexploitatie is niet opgenomen binnen de algemene dienst en de bedragen hiervan komen slechts in een totaalbedrag voor in onderstaand overzicht. Omdat de dekking van deze kosten plaatsvindt vanuit de grondexploitatie en speciaal ter beschikking gestelde kredieten blijven deze in de rest van deze analyse buiten beschouwing.

                  Bedragen x € 1

De kosten voor inhuur op  specifieke projecten zijn in 2017 weer gedaald ten opzichte van voorgaande jaren. Dit houdt verband met de verdere inbedding van de decentralisatie van taken in het Sociaal domein. Kosten voor inhuur werden tot en met 2016 voor een belangrijk deel geboekt op het programma Transities in samenhang. In 2017 zijn deze kosten grotendeels in de algemene dienst opgenomen.

De incidentele inhuur bij de algemene dienst  is ook gerelateerd aan de omslag die in de afgelopen jaren gemaakt moest worden om naar een flexibele en efficiënte organisatie te groeien die met aanzienlijk minder middelen de noodzakelijke kwaliteit en kwantiteit kan blijven leveren. Daarnaast hebben de veranderingen in het sociaal domein ook een effect op de reguliere bedrijfsvoering, omdat reguliere capaciteit gedeeltelijk op dat domein is ingezet en vervangen is door incidentele inhuur. Overigens blijkt uit het resultaat van de personeelslasten voor de algemene dienst dat er naast specifieke budgetten ook incidentele dekking voor deze inhuur is gerealiseerd in de vorm van UWV-gelden en vergoedingen voor gedetacheerd personeel.

Resultaat
Personeelslasten algemene dienst

          Bedragen x € 1.000

* Dit bedrag wordt via de producten doorbelast aan de grondexploitatie

Het resultaat op de personeelslasten binnen de algemene dienst bedraagt € 283.000 positief (1,5%).
Het verloop van personeel komt weer op gang doordat de economie is verbeterd. Door nieuwe instroom ontstaat er ruimte in begrote en werkelijke salarislasten als gevolg van aanloopschalen en lagere treden in de functionele schaal. De incidentele inkomsten hebben samen met incidentele vrijval van reguliere salarisbudgetten als gevolg van uitstroom gediend ter dekking van inhuur.

Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.